Durante los últimos veinte años, Allen ha atraído un gran número de seguidores corporativos con libros, artículos y seminarios que presentan su sistema para «dominar el flujo de trabajo».
La introducción más coherente al estilo de David Allen es su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2001). Allen dice que escribió el libro para resumir el sistema que había desarrollado al trabajar con empresas aeroespaciales, financieras, farmacéuticas y otras. La principal promesa que Allen ofrece a los clientes no es necesariamente que los ayudará a trabajar más, sino que puede mostrarles cómo sentirse menos atormentados y ansiosos por las cosas que pueden y no pueden hacer.
La doctrina que inspira esta devoción comienza con la idea de que la diferencia entre las tareas realizadas y las pendientes es más estresante de lo que la mayoría de la gente reconoce. En épocas anteriores, dice Allen, el trabajo era más agotador físicamente que hoy. Pero produjo menos ansiedad, porque las personas podían decir fácilmente lo que tenían que hacer y si se había completado. O la madera estaba cortada o no. El día moderno típico, dice, es una niebla de obligaciones indefinidas que se acumulan constantemente, con una pequeña barrera entre lo personal y lo profesional y pocas señales claras de que en realidad ha «terminado». El correo electrónico llega a raudales. Las conversaciones en los pasillos terminan con «Me comunicaré contigo». Suena el celular. El periódico le informa sobre películas que le gustaría ver, recetas que le gustaría probar, lugares a los que le gustaría ir. Hay innumerables cosas que todos realmente «deberían» hacer más: hacer ejercicio, leer, pasar tiempo con la familia, almorzar con un contacto, ser «mejores» en el trabajo. La condición moderna es sentirse abrumado y, según Allen, sentirse no solo cansado sino también ansioso crónicamente, porque muchas de las cosas a las que se ha comprometido en algún nivel nunca se hacen.
La ansiedad se ve agravada, dice, por una debilidad de la mente humana: no puede recordar y no puede olvidar. Nadie puede recordar todas las promesas, plazos y otros «deberes» de la vida personal y ocupacional. La prueba es la necesidad de agendas. Ninguna persona cuerda intenta mantener todas las reuniones futuras en su cabeza. Pero, perversamente, el cerebro tampoco puede olvidar; en algún nivel profundo y no muy eficiente, siempre se trata de las cosas que debería haber hecho pero no ha hecho, y tiende a recordarlas en el peor momento, por lo general, a las 3:00 a. m. Una conciencia vaga pero poderosa de todo Estas promesas incompletas, o «bucles abiertos», es lo que Allen ve como la fuente básica de estrés relacionado con el trabajo. Una vez más, las agendas ilustran el punto. La gente se queja de sus horarios pero rara vez se despiertan por la noche preocupados por no recordar ir al aeropuerto el día correcto. Esto se debe a que confían en sus agendas y confían en sí mismos para consultar sus agendas con regularidad.
El método GTD
Entonces, ¿cuál es el plan de Allen? No bromeaba cuando dije que los detalles y las implicaciones de su mensaje son discutidos por cientos de personas en sitios web, por lo que cualquier resumen no autorizado como el mío será cuestionado. Pero veo cuatro principios cruciales en su sistema.
El primero es lo que él llama «sacarte todo de la cabeza». Es decir, encontrar algo equivalente a una agenda en la que pueda confiar para que contenga una lista completa de las cosas que desea, debe o se espera que haga. Solo cuando su mente realmente crea que todos sus deberes están escritos y son recuperables, puede dejar de despertarlo por la noche. En sus seminarios, Allen hace que los asistentes pasen media hora o más en un «volcado de RAM», escribiendo todo lo que les preocupa o planean, desde unas próximas vacaciones hasta un informe comercial. Al final del ejercicio, pregunta si el simple hecho de comenzar la lista hizo que las personas se sintieran un poco más en control de sus vidas; por lo general dicen que sí.
Como práctica continua, dice Allen, la gente necesita crear y utilizar un «sistema de recolección a prueba de fugas», en el que fluirán de manera confiable nuevos pensamientos, tareas y planes. GTD contiene extensas discusiones sobre los aspectos prácticos de tales sistemas: por ejemplo, por qué es útil tener una carpeta de archivos especial, hecha de plástico resistente y roja, para que sea fácil de encontrar, siempre con usted cuando viaja. Todos los recibos, notas de reuniones y trastos de viaje similares pueden guardarse en ese único lugar, para ser procesados cuando regrese. (He encontrado que esto es una gran mejora con respecto a mi anterior estrategia de administración de recibos «¿Qué es este pequeño papel en el bolsillo de mi abrigo?».
De acuerdo con este principio, Allen alienta a las personas a que anoten los elementos «pendientes» (un video para alquilar, una llamada para hacer) tan pronto como surjan o se les ocurran. Lleva una Palm Pilot para ese propósito y, a mediados de la década de 1990, ayudó a fundar una empresa de software, Actioneer, cuyos productos incluían software para facilitar la toma de notas en una Palm. (Escuché de Allen por primera vez cuando compré el software Actioneer). He internalizado el evangelio de Allen en la medida en que trato de tener siempre un bloc de notas, en papel o electrónico, conmigo; y me pongo nervioso cuando alguien me dice que va a hacer algo pero no lo veo escribirlo.
El segundo principio crucial es lo que Allen llama pensamiento de «acción siguiente»: su versión de la homilía «Un viaje de mil millas …». Cuanto más importante es la meta (arreglar su matrimonio, conseguir un mejor trabajo), más fácil es procrastinar, porque la gente no sabe exactamente por dónde empezar. Allen hace hincapié en que casi cualquier empresa implica una específica y manejable próximocosas que hacer. Él hace que los asistentes al seminario revisen su lista de «volcado de RAM» y descubran para cada objetivo principal el siguiente paso específico que podrían dar. Por lo general, esto es tan sencillo como hacer una llamada telefónica o programar una cita. El hábito de pensar en la próxima acción reduce cada nuevo desafío o compromiso a una serie de pasos específicos. Como corolario, dice que las reuniones nunca deben terminar sin un acuerdo sobre el próximo paso que se espera que dé cada participante.
Una vez que se han atomizado así las metas a largo plazo, entra en juego el tercer principio de Allen. Esto implica una serie de recordatorios y trucos para aumentar las posibilidades de que se realicen todas las pequeñas tareas pendientes. ¿Qué hace la gente cuando quiere estar segura?llevar algo de viaje? él pide. Lo ponen frente a la puerta, para que no se lo pierdan al salir. Sugiere trucos similares para asegurarse de que recordará las obligaciones cuando pueda hacer algo al respecto. Un ejemplo es el sistema «tickler», un conjunto de cuarenta y tres carpetas de archivos que se encuentran en su escritorio. Están etiquetados del «1» al «31» para los días del mes y «Ene». hasta «dic.» para los meses del año. Si hay algo con lo que no quiere lidiar ahora pero debe manejar antes del día 15, póngalo en la carpeta «15» y confíe en usted mismo para abrir esa carpeta ese día o ese día. (Esto suena loco; en realidad ayuda). sugiere organizar las tareas pendientes no sobre la base de la urgencia o la prioridad, sino de dónde las realiza: cosas que puede hacer por teléfono, cosas que puede hacer en línea. Aquí hay una ilustración que suena estúpida que he encontrado sorprendentemente útil: Allen sugiere mantener listas activas, ya sea en papel o en un organizador electrónico, de las cosas que necesita de la farmacia, la ferretería, etc., para que pueda consultar las listas cuando lo necesite. estar en esos lugares. Esto me ha ayudado a evitar el ciclo típico de, por ejemplo, 1) darme cuenta de que necesito una bombilla nueva cuando intento encender la lámpara del escritorio, 2) no pensar en la bombilla cuando paso por una tienda adecuada y 3 ) encontrando el escritorio todavía oscuro. ya sea en papel o en un organizador electrónico, de las cosas que necesita de la farmacia, la ferretería, etc., para que pueda consultar las listas cuando se encuentre en esos lugares. Esto me ha ayudado a evitar el ciclo típico de, por ejemplo, 1) darme cuenta de que necesito una bombilla nueva cuando intento encender la lámpara del escritorio, 2) no pensar en la bombilla cuando paso por una tienda adecuada y 3 ) encontrando el escritorio todavía oscuro. ya sea en papel o en un organizador electrónico, de las cosas que necesita de la farmacia, la ferretería, etc., para que pueda consultar las listas cuando se encuentre en esos lugares. Esto me ha ayudado a evitar el ciclo típico de, por ejemplo, 1) darme cuenta de que necesito una bombilla nueva cuando intento encender la lámpara del escritorio, 2) no pensar en la bombilla cuando paso por una tienda adecuada y 3 ) encontrando el escritorio todavía oscuro.
El principio final del sistema GTD de Allen es desarrollar el hábito de la revisión. Una vez que las metas estén escritas y divididas en pasos manejables, con recordatorios colocados donde realmente los hará caso, debe seguir escaneando sus listas de compromisos en lugar de ignorarlos. En principio, esto no es más exigente que mirar su agenda cada mañana para ver a dónde se supone que debe ir. En la práctica, dice Allen, la «revisión semanal» —una hora más o menos dedicada a revisar la lista de todos los proyectos a largo plazo y las próximas acciones a corto plazo— es el corazón de su sistema. Si desarrolla el hábito de escribir todo, dice, puede eliminar la ansiedad de que las cosas se pierdan. Y si aplicas el hábito de revisar todo una vez a la semana, puede sentirse cómodo al no estar nunca más de una semana atrasado en atender asuntos importantes. «Todos toleramos un cierto nivel de tacañería, pero no más», dice en el seminario. «La mayoría de las personas se sienten demasiado malcriadas si no se cepillan los dientes todos los días.tengo que hacerlo. Algunas personas se sienten demasiado malcriadas si no lo hacen después de cada comida «. Su objetivo es crear un sentimiento similar de culpa y compulsión al revisar sus listas.» Tienes que pensar en tus ‘cosas’ más de lo que piensas, «Allen dice una y otra vez,» pero no tanto como temes «.
Hablando de culpa y compulsión, estamos volviendo a un territorio de culto, y los veteranos de GTD tienden a usar un lenguaje que refuerza la impresión. En un hilo reciente en un foro de discusión, la gente confesó su «eslabón más débil» al aplicar el sistema: no anotar todas sus obligaciones o no hacer la revisión semanal. Steve Lewers, ejecutivo de una empresa de software y amigo de Allen, visitó recientemente la casa y la sede de Allen en Ojai para descubrir si Allen vive su propio evangelio. «Fui directamente a sus armarios para verlo por mí mismo», me escribió Lewers en un correo electrónico. «¡Maldita sea, parecen un anuncio de Levenger! ¡Y ahí está, con los teléfonos sonando, él y sus colegas tranquilos y relajados, encima de todo! ¡Maldita sea!»
Pero una de las razones por las que el sistema se ha popularizado, creo, es que ofrece ventajas incluso si solo se aplica parcialmente. El ejemplo más sencillo es la «regla de los dos minutos». En determinadas fases de la jornada laboral, aprendes principalmente sobre posibles nuevas obligaciones: mirar el correo electrónico, revisar los mensajes telefónicos, leer notas. Si alguna de las tareas resultantes se puede terminar en menos de dos minutos, dice Allen, invariablemente debe hacerlas de inmediato. Lleva un reloj de arena con él para demostrar el principio. «El fundamento de la regla de los dos minutos es que ese es más o menos el punto en el que comienza a tomar más tiempo almacenar y rastrear un artículo que lidiar con él la primera vez que está en sus manos», dice Allen. «En otras palabras, es el límite de eficiencia. Si la cosa no es lo suficientemente importante como para hacerse, deséchela.alguna vez lo va a hacer, el factor de eficiencia debe entrar en juego, lo que significa hacerlo ahora mismo. Esta regla es mágica ”. Todos los alumnos del seminario que entrevisté estuvieron de acuerdo.
Otro truco es un proceso para que la bandeja de entrada de su correo electrónico vuelva a estar «vacía» todos los días. Esto no significa que todo se responda de inmediato, como pueden atestiguar las personas que me escriben. Significa avanzar y tomar decisiones de clasificación: eliminar gran parte del contenido, responder los mensajes que pueden responderse en dos minutos o menos y enviar el resto a las carpetas correspondientes, incluida la «Acción» para los que tiene que responder alguna vez. Siempre que también desarrolle el hábito de mirar a través de la carpeta «Acción» con la suficiente frecuencia, este enfoque en realidad lo acerca más a tener el control del correo electrónico, en lugar de al revés. Allen tiene muchos consejos similares: sobre sistemas de archivo, sobre planificación de viajes y mucho más.
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